Assistant de programme

Facilitant le traitement des contrats pour les consultants, fournisseurs et partenaires externes qui soutiennent le bureau dans la mise en œuvre des programmes. Cela inclut la préparation et le dépôt des documents, la compilation des formulaires et modèles nécessaires, le téléchargement des TOR dans VISION, et la prise de dispositions logistiques nécessaires. Tient à jour les listes de fournisseurs, les partenaires et les listes de consultants.

Collecte des factures et dépôt de documents pour approbation puis traitement dans VISION et Mycase.

Préparer et maintenir les dossiers, documents et plans de contrôle pour le suivi de la mise en œuvre des projets/programmes et des dépenses financières.

Soutien à la gestion des fournitures administratives et du matériel de bureau.

Tenir le calendrier du bureau et organiser les réunions. Prendre les procès-verbaux des réunions et maintenir la correspondance de l’équipe bien organisée.

Fournir une assistance aux déplacements aux membres du personnel de la section pour les arrangements et droits de déplacement selon les règles et politiques de l’organisation. Collaborer avec les points de contact pertinents du voyage afin de garantir que l’organisation obtienne le meilleur service et le meilleur prix pour tous les voyages.

Maintenir et mettre à jour un système qui surveille l’absence de personnel.

Préparer et tenir des dossiers relatifs à la planification et au développement des programmes pour sa section respective.

Effectuer les transactions en VISION afin de garantir que les résultats, activités et codage des programmes respectent les plans de travail annuels (AWP), et apporte des modifications et modifications selon les révisions de la section lorsque cela est nécessaire.

Soutenir les activités de développement des capacités, les réunions et les conférences en organisant la logistique, en collaborant avec les facilitateurs, traiteurs et hôtes ; organiser les horaires en liaisant avec les participants pour la disponibilité ; la liaison avec les points centraux budgétaires et la section sur les coûts et besoins ; et la préparation de documents de contexte pour les participants.