Assistant(e) de Direction (H/F)

Gérer l’agenda de la Direction Générale

• Organiser et mettre à jour l’agenda.

• Planifier les rendez-vous, réunions et déplacements.

• Gérer les priorités et les contraintes de calendrier.

Assurer la gestion administrative

• Assurer la réception, l’enregistrement et le traitement du courrier entrant et sortant.

• Préparer les projets de correspondance.

• Assurer le classement physique et électronique des documents.

• Veiller à l’archivage des dossiers administratifs.

• Concevoir et gérer un système d’archivage performant (physique et numérique) des dossiers confidentiels et/ou stratégiques.

Organiser les réunions

• Préparer les convocations et les dossiers de séance.

• Organiser les aspects logistiques des réunions.

• Rédiger les procès-verbaux et comptes rendus.

• Assurer le suivi des décisions prises.

Assister la Direction

• Préparer les notes, rapports et présentations.

• Assurer le suivi des dossiers confiés par la Direction Générale.

• Effectuer les relances auprès des services concernés.

• Produire les tableaux de bord de suivi.

Collecter et traiter les informations

• Recevoir et orienter les visiteurs.

• Filtrer les appels téléphoniques, les demandes de rendez-vous et les visites.

• Diffuser les informations aux services concernés.

• Garantir la confidentialité des informations traitées.

Organiser des missions

• Organiser les déplacements professionnels nationaux et internationaux : inscriptions, réservations, billetterie, hébergements, visas.

• Suivre la préparation des ordres de mission.

• Constituer les dossiers de mission.

• Assurer le suivi administratif des missions : enregistrement et transmission des rapports de mission.

Appuyer les activités institutionnelles

• Participer à l’organisation des comités de direction, des réunions statutaires des organes de gouvernance, des groupes de travail ainsi que des cérémonies officielles.

• Assurer le suivi administratif des événements institutionnels.