CHEF DE PROJET

A/ GESTION DES ACTIVITES 

• Programmer et contrôler le déroulement des activités prévues dans le contrat, en collaboration avec le staff du projet ;

• Préparer le plan de travail opérationnel et la documentation du projet concernant les changements/modifications éventuels sur le plan opérationnel de mise en œuvre ;

• Effectuer un suivi régulier de la bonne mise en œuvre de toutes les activités sur le terrain, avec transmission des informations sur une base périodique et selon les besoins ;

• Développer et maintenir des relations fortes avec les partenaires, collaborateurs et acteurs locaux de l’opération aux niveaux organisationnel et institutionnel ;

• Faciliter la communication entre les équipes du projet à travers les réunions, les contacts réguliers et l’utilisation des outils de communication ;

• Superviser la planification, la structure, l’évaluation et la production des comptes rendus des réunions du projet ;

• Stimuler une dynamique sectorielle pour l’analyse, l’étude des questions sectorielles et transversales, la concertation et le partage d’expériences ;

• Réaliser une cartographie des acteurs locaux et maintenir les liens avec les principaux partenaires locaux, surtout les acteurs Etatiques de la région de Dosso et Tillabéry, pour une meilleure coordination/planification ;

• Représenter directement ou organiser la représentation régulière de COOPI au cadre de coordination sur les interventions RRC et groupes technique associés au projet ;

• S’assurer du respect des procédures COOPI et du bailleur de fonds dans toutes les activités et actions liés au projet, opérationnelles, administratives, financières ou logistiques ;

• Faire la rédaction des différents TDRs des missions et faire la relecture des TDRs des formations et d’autres activités ainsi que les rapports d’activités soumis par l’équipe terrain avant leur soumission à la chargée des programmes.

A.1/ COORDINATION DE LA PLATEFORME RRC

• Assurer l’animation et la coordination opérationnelle de la plateforme nationale RRC, notamment la planification et l’organisation des réunions, la préparation des ordres du jour, la production des comptes rendus et le suivi des recommandations et points d’actions ;

• Maintenir des relations de travail régulières avec les institutions étatiques compétentes, notamment le Ministère de la Population, de l’Action Sociale et de la Solidarité Nationale et la DNPGCA, ainsi qu’avec les organisations membres et partenaires de la plateforme, afin de renforcer l’harmonisation des approches et les synergies en matière de RRC ;

• Veiller à la mise à jour de la cartographie nationale des acteurs RRC et, en collaboration avec les equipes MEAL et IT/BDD, à l’organisation, l’archivage et le partage des documents, données et ressources utiles à la plateforme ;

• Contribuer au plaidoyer et à la représentation de la plateforme RRC auprès des institutions, partenaires techniques et financiers et cadres de coordination concernés, en concertation avec la Chargée des Programmes et la Cheffe de Mission.

B/ GESTION DES DONNEES

• Superviser la collecte journalière des données liées à la mise en œuvre des activités par le staff du projet et assurer leur traitement hebdomadaire, leur analyse et leur interprétation en collaboration avec le gestionnaire de la base de données ;

• Assurer, que les systèmes de suivi du projet soient en place et effectifs et veiller au suivi des indicateurs et des activités, en utilisant les outils de rapportage des indicateurs de COOPI (M&E Tool, MEALLY).

C/ RAPPORTAGE

• Préparer tous les comptes rendus, rapports techniques et financiers exigés et les transmettre à la coordination pour validation et archivage sur le NAS Projet ;

• Assurer le rapportage périodique des activités de coordination de la plateforme RRC, notamment à travers la préparation des comptes rendus de réunions, des rapports d’activités et des notes de synthèse ainsi que le suivi des décisions et recommandations ;

• Contribuer à la rédaction des rapports narratifs internes et des rapports destinés aux bailleurs, en consolidant et en vérifiant les informations relatives aux activités, aux résultats et au fonctionnement de la plateforme RRC.

D/GESTION DE LA COMPTABILITE/FINANCE

• Elaborer une programmation financière pour l’exécution du budget en utilisant les outils prévus ;

• Superviser la gestion et de la comptabilité du projet en contrôlant la cohérence des dépenses par rapport au budget du projet ;

• Suivre la planification budgétaire, les dépenses du projet avec l’administrateur du projet et le responsable du monitorage financier ;

• Contribuer à la rédaction de rapports financiers en garantissant le respect des échéances avec la coordination pays, les bailleurs de fonds et les partenaires ;

• Garantir l’envoi mensuel des documents administratifs, logistiques et financiers aux responsables de la Coordination et communication du prévisionnel mensuel des besoins en trésorerie.

E/LOGISTIQUE 

• Préparer le plan d’achat du projet en consultation avec le coordinateur logistique pays ; ceci dans le respect des procédures du bailleur de fonds et de COOPI ;

• Gérer les procédures internes pour l’équipe du projet (ex. classement des dossiers, besoins d’IT, reportage interne) ;

• Appuyer les équipes du projet pour qu’elles se conforment aux règles et principes organisationnels, comme par exemple, la politique de formation, publication des modules de formation, présentation au niveau institutionnel, les lignes directrices des éthiques ;

• Assurer la bonne gestion des biens acquis pour le projet ;

• Garantir la supervision des données logistiques (consommation, stocks, distributions) et l'analyse de celle-ci y compris la gestion du stock des médicaments et produits pharmaceutiques ;

• Assurer le bon fonctionnement du système de communication en ce qui concerne également le plan de la sécurité pour lequel il est responsable de l'application

F/ GESTION RESSOURCES HUMAINES :

• Assurer la mise en place du Règlement pour la gestion du personnel local / Règlement pays COOPI Niger avec l'administration ;

• Participer aux recrutements du personnel du projet, la question des contrats et la gestion ordinaire (congés, absences, des propositions de sanction, etc.) ;

• Superviser les mouvements du personnel dans le respect des formalités administratives et les règles de sécurité ;

• Définir les besoins de formation ou de renforcement de capacité du personnel et toutes autres tâches nécessaires à la mise en œuvre correcte et en temps opportun du projet, identifié d'un commun accord ;

• Faire l’évaluation de tous les agents et assurer la mise à jour des fiches de poste.

G/COMMUNICATION

• Appui à la production et diffusion des outils et produits de communication et de visibilité de COOPI au Niger (newsletter, fiches de projets, brochures, success stories, photos/vidéos, etc.)

• Collecte de données et informations nécessaires en collaboration avec les équipes terrains pour alimenter les produits de communication et l’archivage sur le NAS ;

• Assurer la circulation régulière des informations entre les membres de la plateforme RRC et les parties prenantes concernées, notamment par le partage des comptes rendus, des décisions, des ressources techniques et des informations utiles ;

• Contribuer à la production et à la diffusion des supports de communication et de capitalisation relatifs aux activités et aux acquis de la plateforme RRC, dans le respect des procédures de validation et des règles de visibilité de COOPI et des bailleurs.