Responsable Operations Terrain (Field Operations Manager)

A. Gestion Opérationnelle sur le Terrain

• Assurer la coordination et la supervision de l’ensemble des fonctions opérationnelles/Supports de la base de Diffa, y compris les équipes support locales.

• Examiner, valider et suivre les Termes de Référence (TDR), plans d’activités et rapports, en garantissant la cohérence opérationnelle et budgétaire ainsi que la conformité aux revues techniques requises.

• Approuver les demandes d’avances opérationnelles conformément aux niveaux d’autorité établis :

• La vérification et l’approbation de l’ensemble des dépenses opérationnelles relèvent du Responsable des Opérations Terrain dans la limite de son seuil d’autorité, qui veille également à ce que les dépenses programmatiques suivent impérativement la chaîne d’approbation standard via le Project Manager concerné.

• Superviser les demandes d’avances de voyage et clarifier les niveaux d’autorisation et de signature en coordination étroite avec les équipes Administration/ logistiques et Finance.

• Approuver les ordres de mission en coordination avec les équipes Sécurité, Logistique et Administration, en veillant à :

• une planification rigoureuse, réaliste et sécurisée des mouvements ;

• une utilisation rationnelle et optimisée des véhicules et ressources disponibles ;

• le respect strict des exigences des autorités locales

• Identifier de manière proactive les contraintes et dysfonctionnements opérationnels et coordonner leur résolution avec les départements Programmes, Finance, Supply Chain et RH/Administration.

• Assurer le suivi rigoureux des budgets opérationnels : gestion du cash-flow, prévisions budgétaires, contrôle des dépenses, rapports financiers et participation active aux revues budgétaires (BVA) pour les subvention active à Diffa.

• Garantir une communication fluide, continue et proactive avec la Finance de terrain afin de faciliter les paiements, prises en charge et besoins opérationnels urgents.

• Assurer la cohérence entre les opérations et les objectifs programmatiques, en veillant à ce que les ressources opérationnelles soutiennent la mise en œuvre des activités conformément aux standards techniques et aux indicateurs de performance.

B. Gestion de la Sécurité et de l’Accès

• Assurer la sécurité du personnel, des biens et des infrastructures en étroite collaboration avec :

• le Responsable Sécurité Région,

• le Coordinateur Accès Humanitaire,

• les équipes programmes et logistiques.

• Veiller à la mise à jour régulière des plans de sécurité et à la diffusion effective des procédures opérationnelles standard (SOPs), en s’assurant de leur compréhension et application par l’ensemble du personnel.

• Participer activement à l’analyse du contexte sécuritaire, au suivi des incidents et aux prises de décision relatives à l’accès humanitaire.

• Organiser et animer régulièrement des réunions techniques Sécurité–Accès afin de clarifier les rôles et responsabilités de chaque acteur et d’assurer une circulation fluide, structurée et efficace de l’information.

C. Coordination Interne et Reporting

• Préparer et transmettre un point hebdomadaire structuré au DDO sur l’avancement des activités, les contraintes opérationnelles et les risques identifiés.

• Organiser et animer la réunion de coordination hebdomadaire de la base.

• Définir la fréquence, le format et les canaux de transmission des rapports opérationnels à destination du CD, DDP, DDO, des départements techniques et éventuellement à la CD.

• Collaborer étroitement avec les Managers de Projet et les équipes techniques pour le suivi des indicateurs, la qualité des données et la mise en œuvre des recommandations issues des revues de performance.

D. Relations Externes et Représentation

• Maintenir des relations régulières, professionnelles et transparentes avec les autorités administratives, coutumières et sécuritaires locales.

• Représenter l’IRC au niveau départemental et régional auprès des autorités, des clusters, des ONG nationales et internationales ainsi que des partenaires institutionnels.

• Veiller à la représentation des programmes dans les forums techniques et clusters sectoriels, en assurant la visibilité des interventions et la coordination avec les partenaires pour une réponse intégrée.

• Assurer un suivi continu du contexte humanitaire multi-sectoriel en lien avec les services techniques et les communautés, tout en maîtrisant les Plans d’Intervention Annuels (PIA) et les Plans de Développement Communal (PDC) de chaque localité.

E. Gestion des Fonctions Support (via l’Administration de Base et les équipes concernées)

• Ressources Humaines / Administration

• Suivre les congés, absences, plans de mission et l’appui administratif au personnel opérationnel.

• Veiller à l’application et au respect des politiques et procédures RH de l’IRC au niveau de la base.

• Logistique / Supply Chain

• Superviser la gestion des bâtiments, du parc véhicules, du carburant, des générateurs, de l’électricité et des flux matériels.

• Appuyer la gestion des opérations logistiques critiques et urgentes.

• Maintenir une communication claire, régulière et structurée avec la coordination Supply Chain, tout en veillant au strict respect des seuils d’achat et des politiques d’approvisionnement de l’IRC Niger.

• Coordonner les sorties terrain, les ordres de mission et les besoins en ressources logistiques en étroite collaboration avec les équipes programmes.

F. Appui Stratégique et Développement des Programmes

• Contribuer activement à la mise en œuvre du Strategic Action Plan (SAP) du bureau pays IRC Niger.

• Participer aux évaluations des besoins, aux analyses de contexte et à la conception des réponses d’urgence.

• Participer à la formulation des propositions de projets, l’élaboration des budgets et la planification opérationnelle des nouvelles interventions, la supervision des évaluations de qualité, la participation aux revues de projets, et l’appui à l’intégration des approches transversales (genre, inclusion, safegarding).

G. Développement du Personnel

• Assurer le coaching, la formation, le mentorat et l’évaluation des performances des équipes support de la base.

• Élaborer et suivre des plans de développement individuels en collaboration avec les responsables nationaux (Opérations, Supply Chain, RH/Admin, IT, Sécurité).

• Promouvoir une culture organisationnelle fondée sur la conformité, le safeguarding, le respect, la responsabilité et l’inclusion.