Supply Chain Team Leader

A. Planification et gestion des achats

• Appuyer le Supply Chain Manager et les programmes dans l’élaboration des plans d’approvisionnement et de la stratégie d’achat ; consolider les besoins, anticiper les délais et signaler les risques de rupture ou de retard.

• Vérifier que les demandes d’achats et de services sont correctement renseignées, techniquement précises et dûment autorisées.

• Organiser les consultations, appels d’offres et analyses comparatives ; appuyer les bases dans la préparation de dossiers conformes aux procédures DRC et aux exigences des bailleurs, en respectant la mise en concurrence et la séparation des tâches.

• Assurer la vérification préalable des fournisseurs, les analyses du marché local et la mise à jour des bases fournisseurs et prix ; négocier les conditions d’achat et préparer les contrats et accords-cadres.

• Suivre les commandes, contrats et livraisons ; vérifier la complétude des dossiers, préparer les dérogations nécessaires et coordonner avec la Finance le rapprochement commande–réception–facture, dans les limites des délégations accordées.

B. Supervision de l’équipe et appui technique aux bases

• Superviser les chargés et assistants Supply Chain, les chauffeurs et les gardiens de Niamey ; organiser et suivre le travail des journaliers logistiques.

• Planifier les activités, répartir les tâches, évaluer les besoins en personnel et suivre les congés et rotations afin d’assurer la continuité du service.

• Fixer les objectifs et réaliser les évaluations de performance avec le Supply Chain Manager ; contribuer au recrutement et à l’intégration du personnel avec les RH.

• Identifier les besoins en formation et renforcer les capacités de l’équipe, des équipes logistiques des bases et des partenaires ; agir comme point focal technique selon les priorités du Supply Chain Manager.

• Favoriser l’écoute, le bien-être et la collaboration au sein de l’équipe ; traiter les difficultés et conflits relevant de son niveau et informer régulièrement la hiérarchie.

C. Transport, flotte et énergie

• Organiser les transports locaux et les acheminements vers les bases en fonction des besoins, des budgets et des contraintes de sécurité ; suivre les prestataires et les livraisons.

• Planifier les mouvements et l’affectation des chauffeurs ; veiller à la bonne tenue des carnets de bord, à la propreté des véhicules et au respect des consignes de sécurité.

• Assurer le suivi des entretiens et réparations des véhicules, motos et groupes électrogènes, ainsi que la validité des contrôles techniques, documents de circulation et assurances.

• Superviser les approvisionnements et sorties autorisées de carburant ; contrôler les consommations à l’aide des outils DRC, analyser les anomalies et signaler les incidents.

D. Stocks, actifs, équipements et locaux

• Superviser la réception, le contrôle, le stockage et les sorties de biens ; assurer la tenue des outils de gestion et la traçabilité des mouvements.

• Organiser les inventaires avec la participation d’un personnel non logistique ; analyser les écarts et prévenir les pertes, péremptions et stocks résiduels en fin de projet.

• Veiller aux bonnes conditions de stockage et aux dispositifs de sécurité avec le point focal sécurité ; fournir aux bases des analyses et recommandations et appuyer les programmes dans l’organisation logistique des distributions.

• Assurer l’étiquetage, l’enregistrement, l’affectation et les inventaires des actifs ; rapprocher les registres avec la Finance et documenter les pertes, transferts et cessions soumis aux validations requises.

• Superviser l’entretien, la maintenance et les travaux des locaux sous responsabilité de Niamey ; suivre les contrats de services et coordonner les réservations de transport et d’hébergement autorisées.

E. Dynamics, reporting et archivage

• Veiller à la saisie exacte et au suivi des demandes, commandes, réceptions et engagements dans DRC Dynamics ; utiliser les données pour améliorer les opérations.

• Vérifier et compiler les rapports logistiques mensuels, notamment achats, stocks, actifs, flotte, carburant et contrats-cadres ; transmettre les analyses et alertes au Supply Chain Manager.

• Présenter chaque semaine l’avancement des activités, les difficultés rencontrées et les actions correctives proposées.

• Assurer le classement et l’archivage physique et électronique des dossiers, notamment sur le serveur local et SharePoint, ainsi que la transmission des pièces à la Finance pour le paiement des fournisseurs.

• Fournir les documents demandés lors des audits et suivre la mise en œuvre des recommandations.

F. Conformité, redevabilité et éthique

• Respecter et promouvoir les procédures DRC, les exigences des bailleurs, la réglementation applicable et le cadre de qualité et de redevabilité humanitaire de DRC.

• Veiller au respect du Code de conduite ; prévenir les conflits d’intérêts et signaler les soupçons de fraude, corruption, exploitation, abus ou harcèlement par les canaux prévus.

• Exécuter toute autre tâche liée à la fonction, confiée par la hiérarchie et compatible avec le niveau de responsabilité du poste.