Un(e) CHARGE(E) ADMINISTRATIF ET FINANCIER

Sous la responsabilité du Coordonnateur de Projets, Chargé(e) Administratif et Financier aura pour mission principale la :

Tenue de la comptabilité générale 

• Saisir les opérations et les imputer sur le bon code analytique ;

• Pointer et justifier les comptes de tiers, de trésorerie et de liaison avec le siège ;

• Tenir le registre des immobilisations (véhicules, motos, matériel informatique, équipements de pépinière) et passer les amortissements ;

• Archiver les pièces comptables ;

Suivi de la trésorerie et de la caisse

• Enregistrer les décaissements et encaissements, préparer les paiements pour validation ;

• Faire les rapprochements bancaires mensuels et les contrôles de caisse ;

• Suivre les avances aux équipes terrain et leur justification dans les délais prévus ;

• Préparer les prévisions de trésorerie et les demandes de fonds au siège.

Suivi de la comptabilité fournisseurs et clients

• Contrôler les factures fournisseurs (bon de commande, réception, conformité) avant enregistrement et paiement ;

• Suivre les engagements avec les partenaires de mise en œuvre et les contributions éventuelles des financeurs ;

• Tenir à jour les fichiers fournisseurs et partenaires ;

• Suivre la facturation et le recouvrement clients ;

• Être l’interlocuteur administratif avec la fonction RH du siège, appliquer les politiques RH de l’entreprise ;

Organiser les achats, la logistique et la gestion des biens

• Conduire ou superviser les achats selon les seuils et procédures applicables ;

• Tenir à jour les contrats fournisseurs et prestataires (location, transport, plants et intrants, services ;

• Superviser la gestion de la flotte (véhicules, motos), du carburant et des équipements, ainsi que l’inventaire annuel des biens du programme ;

• Suivre les assurances, les baux et les contrats de maintenance ;

Gestion des clôtures, reporting et audits

• Réaliser les clôtures mensuelles et transmettre le reporting au siège selon le calendrier fixé ;

• Produire des suivis budgétaires par projet (réalisé contre budget, écarts expliqués) pour le Coordonnateur Projets et les rapports financiers du programme ;

• Fournir les données financières utiles aux rapports de projets et aux partenaires ;

• Préparer et accompagner les audits et vérifications de dépenses ;